Nous avons pensé à partager avec vous un thème que nous avons jugé d’important vu qu’il est d’actualité et nous concerne pratiquement tous dans notre vie professionnelle et voire même professionnelle. En l’occurrence c’est la gestion de notre temps. Car comme le stipule le proverbe chinois : « Quand les vents du changement soufflent, certains construisent des abris, et d’autres des moulins. »

A cet effet, nous allons partager avec vous la réflexion de trois grands auteurs : Xavier Delengaigne, Pierre Mongin et Christophe Deschamps qui ont réalisé un ouvrage qui aborde le PKM (PERSONAL KNOWLEDGE MANAGEMENT). Voici ci dessous un extrait de cet ouvrage.

Un agenda qui fait date

Et vous ? Savez-vous gérer votre capital temps ? L’agenda est un outil précieux pour gérer efficacement ses activités. Naturellement, vous disposez d’un agenda et vous vous en servez quotidiennement. Mais l’utilisez-vous à 100 % ?

Ne planifiez pas tout !

L’être humain a une fâcheuse tendance à vouloir combler les vides. Nous agissons de la même façon avec notre agenda. Nous le remplissons avec allégresse jusqu’à occuper 100 % de notre temps. Au final, nous nous retrouvons fort dépourvu pour gérer, en plus, le quotidien, voire les imprévus.

Pour bien gérer son agenda, c’est pourtant simple. Il convient de suivre la règle des 60/20/20. Planifiez seulement 60 % de votre temps. Gardez 20 % pour gérer les tâches quotidiennes et 20 % pour les imprévus. De même, pour vos rendez-vous extérieurs, prévoyez une marge de manœuvre en plus du temps de route.
Apprenez à évaluer correctement le temps nécessaire pour accomplir une tâche. En effet, rien n’est jamais si simple qu’il n’y paraît. La loi de Murphy, ou loi de « l’emmerdement » maximal, est là pour nous le rappeler : nous avons souvent tendance à sous-évaluer le temps nécessaire pour accomplir une tâche, au risque de ne jamais terminer ce que nous avons commencé.

Toutefois, veillez à vous astreindre à des impératifs de temps les plus courts possibles. En effet, dans le cas contraire, vous risquerez de tomber sous le coup d’une autre loi, celle de Parkinson ou loi de la dilatation du travail. Elle affirme que «le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement». Bref, plus vous disposez de temps pour accomplir une tâche, plus vous en mettrez ! Planifier son temps reste tout de même primordial. En effet, si vous travaillez toujours dans l’urgence, vous ne réussirez jamais à accomplir toutes les tâches que vous vous êtes fixées. Bref, vous devez anticiper au maximum. Mais alors, que faut-il planifier ?

En premier lieu, commencez à remplir votre agenda avec les événements importants. Remplir son agenda c’est comme remplir un bocal. L’analogie avec le bocal permet de comprendre pourquoi il faut commencer par le plus important. Supposons que je vous présente un bocal rempli de grosses pierres. Puis, je vous demande : « Puis-je ajouter quelque chose? » Vous répondrez sûrement que non. Mais je sors un sac de gravier et je le verse dans le bocal.

Le gravier glisse entre les grosses pierres. Encore une fois, je pose la question fatidique :
« Puis-je ajouter quelque chose ? » Non, répondrez-vous probablement. Cette fois-ci, je sors un sac de sable et je le verse dans le bocal. Une dernière fois, je vous repose la question : « Puis-je ajouter quelque chose ? » Cette fois-ci, vous répondez : de l’eau. Vous avez désormais compris le principe !

Si vous aviez commencé par remplir le bocal dans l’ordre inverse (eau, sable, gravier puis les grosses pierres), vous n’auriez pas réussi, n’est-ce pas ? Avec notre temps, c’est pareil : remplir son agenda en commençant par les tâches importantes permet de ne pas se laisser déborder.

Ensuite, notez les événements qui rythment à la fois votre organisation et vous-même. En effet, selon la loi de Swoboda-Fliess-Teltscher, notre organisation et nous-même sommes régis par des rythmes biologiques : congés, impératifs budgétaires, vacances scolaires. Les indiquer au plus tôt dans son agenda permet d’être en totale symbiose avec vos rythmes de vie. Fixez également des délais pour être sûr de terminer dans les temps ce que vous avez entrepris.

Choisissez votre agenda : Papier, électronique ou informatique ?

L’agenda papier recèle des qualités indéniables :

• son coût modique, et par conséquent, le moindre risque qu’on vous le vole,
• sa disponibilité : il est tout à fait possible de garder constamment son agenda sur soi. Une version de poche est dès lors appréciable. Quant aux agendas électroniques, ils offrent des fonctionnalités intéressantes pour vous faciliter la vie,
• les alertes : réservez les alertes pour les événements vraiment importants. Multiplier les alertes entraînerait un déficit d’attention ; la périodicité : les événements récurrents peuvent être paramétrés dans votre agenda électronique. Exemple : les anniversaires.

Cela permet de planifier sur le long terme. De nombreux cadres sont désormais passés à l’agenda électronique (PDA, agenda sur téléphone portable). Son utilisation nécessite de maîtriser l’art du stylet pour noter ses rendez-vous, ce qui peut décourager certains néophytes. Il présente l’avantage de pouvoir être synchronisé avec son logiciel de messagerie (Outlook par exemple). Vous évitez, de cette façon, la double saisie d’information. Les services en ligne offrent une alternative intéressante. L’arrivée de téléphones portables et autres agendas électroniques disposant d’une connexion Internet à un coût raisonnable permet de noter ses rendez-vous directement en ligne.
Quel que soit votre choix, disposez d’un seul et même agenda pour votre vie professionnelle et personnelle. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises.